Bogo Work
Tình huống quen thuộc ở công ty vừa lớn lên
Công ty tầm 30 người thường rơi vào một giai đoạn kỳ lạ: quy mô đủ lớn để cần quy trình, nhưng thói quen vận hành vẫn còn như hồi 10 người. Lúc đó, nhân viên nhắn tin riêng cho trưởng nhóm "anh ơi mai em xin nghỉ", trưởng nhóm trả lời "ok em" trong group chat hoặc tin nhắn 1-1, thế là xong. Không ai lưu lại, không ai thông báo cho người làm nhân sự, không ai biết công ty đã duyệt bao nhiêu đơn nghỉ trong tháng đó.
Vấn đề không nằm ở việc trưởng nhóm duyệt nhanh. Vấn đề là mỗi trưởng nhóm có một chuẩn khác nhau. Người thì chỉ cần nhắn trước một tiếng là duyệt, người thì yêu cầu báo trước một ngày, người lại không bao giờ từ chối vì ngại mất lòng. Đến cuối tháng, khi người làm nhân sự tổng hợp công để tính lương, mới phát hiện ra có người nghỉ 4 ngày không phép mà không ai biết, có người bị trừ lương oan vì sếp cũ đã đồng ý miệng nhưng không còn ai nhớ.
Vì sao tin nhắn riêng dễ gây tranh cãi về sau
Tin nhắn cá nhân có một đặc điểm: nó biến mất khỏi tầm nhìn của tổ chức ngay sau khi hai người đọc xong. Không ai khác thấy được cuộc trò chuyện đó, kể cả người làm nhân sự, kể cả cấp trên của trưởng nhóm. Khi xảy ra tranh cãi - ví dụ nhân viên nói đã xin phép, trưởng nhóm nói không nhớ đã đồng ý - thì không có gì để đối chiếu ngoài trí nhớ của hai người, và trí nhớ của con người luôn có thể sai hoặc được kể lại theo hướng có lợi cho mình.
Đây không phải vấn đề đạo đức của ai, mà là vấn đề thiết kế. Nếu một quy trình chỉ tồn tại trong đầu hai người và không để lại dấu vết, nó không phải là quy trình, nó là một thoả thuận ngầm. Thoả thuận ngầm hoạt động tốt khi mọi thứ suôn sẻ, nhưng sẽ sụp đổ ngay khi có người nghỉ việc, đổi vị trí, hoặc khi công ty cần tổng hợp dữ liệu để tính lương, xét thưởng.
Linh động đúng chỗ khác gì với phá vỡ quy trình
Nhiều trưởng nhóm nghĩ rằng linh động là tốt cho nhân viên, và họ không sai. Nhưng linh động về thái độ xử lý khác hoàn toàn với linh động về nơi lưu trữ thông tin. Một trưởng nhóm có thể thoải mái, dễ duyệt, ít hỏi lý do - đó là phong cách quản lý, không có gì sai. Nhưng việc đơn đó được gửi và lưu ở đâu thì không nên tuỳ thuộc vào phong cách cá nhân, vì đó là dữ liệu chung của tổ chức.
Nói cách khác, chỗ linh động là cách duyệt, cách nói chuyện, mức độ dễ tính. Chỗ không được linh động là kênh gửi đơn và nơi lưu lại kết quả. Khi tách được hai thứ này, người làm nhân sự không cần ép mọi trưởng nhóm phải giống nhau trong cách đối xử với nhân viên, chỉ cần họ cùng dùng một nơi để ghi nhận.
Thiết lập một nơi duy nhất để gửi và duyệt đơn
Cách làm thực tế không phức tạp: chọn một kênh duy nhất - có thể là một biểu mẫu, một nhóm chat công việc riêng cho đơn từ, hoặc một phần mềm quản lý - và quy định rõ mọi đơn nghỉ phép, đi muộn, về sớm, tăng ca đều phải đi qua đó, dù trưởng nhóm có đồng ý miệng trước hay không. Tin nhắn riêng vẫn có thể dùng để trao đổi nhanh, nhưng kết quả cuối cùng phải được ghi lại ở nơi mọi người liên quan đều thấy.
Điều quan trọng là nơi đó phải nhanh hơn hoặc ít nhất không chậm hơn việc nhắn tin, nếu không nhân viên và trưởng nhóm sẽ quay lại thói quen cũ. Đây cũng là một trong những lý do tôi muốn Bogo Work xử lý việc này theo cách để nhân viên gửi đơn nghỉ phép, đi muộn, tăng ca ngay trên ứng dụng, người duyệt xử lý trong vài giây trên điện thoại, và cả hai phía đều có bản ghi để đối chiếu sau này nếu cần.
Vai trò của người làm nhân sự khi mỗi quản lý một kiểu
Người làm nhân sự không có nhiệm vụ bắt tất cả trưởng nhóm duyệt đơn giống hệt nhau. Nhiệm vụ thực sự là đảm bảo dù họ duyệt khác nhau thế nào, thông tin vẫn chảy về một chỗ để công ty tính lương đúng, biết ai đang nghỉ phép bao nhiêu, và không có khoảng trống khi một trưởng nhóm nghỉ việc hoặc đổi vị trí.
Muốn làm được việc này, người làm nhân sự cần nói chuyện trực tiếp với từng trưởng nhóm, không phải để kiểm soát cách họ đối xử với nhân viên, mà để thống nhất một điểm chung: dù đồng ý nhanh hay chậm, dễ hay khó, kết quả cuối cùng đều phải nằm ở nơi tổ chức có thể nhìn thấy. Nếu chưa có công cụ, một bảng tính dùng chung hoặc một nhóm chat cố định cũng tạm ổn, miễn là không ai được phép bỏ qua bước ghi lại.
Nếu anh chị đang ở công ty quy mô tương tự và muốn thử một cách làm gọn hơn cho việc này, có thể dùng thử Bogo Work để xem đơn từ, duyệt, và dữ liệu chấm công có thể gom về một chỗ như thế nào.