Hướng dẫn sử dụng

Mở tài khoản và vào việc

Quản trị viên tạo tổ chức, thêm nhân sự, rồi mỗi người đăng nhập bằng số điện thoại hoặc email. Không cần cài đặt gì trên máy chủ, không cần thiết bị chuyên dụng.

1. 1Đăng ký tổ chức tại bogo.work, dùng thử 30 ngày.
2. 2Khai địa điểm làm việc và phòng ban trong Cài đặt.
3. 3Thêm nhân sự — hệ thống cấp mật khẩu tạm, người dùng đổi ở lần đăng nhập đầu.
4. 4Nhân sự tải app trên iOS hoặc Android và đăng nhập là dùng được ngay.

Lưu ý. Màn Tổng quan là nơi mở ra đầu tiên. Nó chỉ trả lời một câu: ngay lúc này tôi cần làm gì tiếp theo — nút chấm công, việc đang mở, đơn từ đang chờ. Khối nào không có gì để nói thì tự ẩn đi.

Giao việc, theo hạn, không để trôi

Mỗi việc có người nhận, hạn, mức ưu tiên và trạng thái. Dải màu bên trái thẻ nói ngay việc đang ở đâu — vàng là đang làm, xanh là xong, đỏ là quá hạn.

1. 1Bấm nút + để tạo việc: tiêu đề, người nhận, hạn, mức ưu tiên.
2. 2Chia nhỏ bằng checklist — tiến độ tự tính theo số mục đã xong.
3. 3Vuốt trái trên một dòng để đổi trạng thái mà không cần mở ra.
4. 4Việc xong tự xếp xuống cuối; bấm Cất việc đã xong để dọn khỏi danh sách.

Lưu ý. Đầu màn luôn nói con số quan trọng nhất trước: bao nhiêu việc quá hạn. Không có việc trễ thì nó chuyển sang bao nhiêu việc đang mở.

Bàn xong là thành việc, không chép tay

Nhắn tin theo nhóm phòng ban hoặc riêng từng người. Nhóm bàn ra một việc phải làm thì bấm một lần là việc ấy thành công việc thật — có người nhận, có hạn, và vẫn dẫn ngược về đúng câu đã sinh ra nó.

1. 1Nhấn giữ một tin nhắn, chọn Tạo công việc.
2. 2Việc mới giữ nguyên đường dẫn về tin gốc — mở ra là thấy cả bối cảnh.
3. 3Gõ @tên để nhắc ai đó; đầu màn Tin nhắn đếm riêng số tin nhắc đến bạn.
4. 4Bình luận, ảnh và tài liệu ở lại trong công việc, không trôi theo dòng chat.

Lưu ý. Đây là khác biệt lớn nhất so với việc dùng chung một nhóm chat thường: sáu tháng sau mở lại một công việc vẫn thấy đủ ảnh hiện trường, bản sửa và biên bản đã ký, không phải cuộn ngược hàng nghìn tin để tìm ai đã đồng ý điều gì.

Mọi trao đổi ở lại trong việc

Mỗi công việc có dòng bình luận riêng. Ai nói gì, lúc nào, kèm ảnh gì — tất cả nằm đúng chỗ việc đó, không trôi lẫn vào dòng chat chung.

1. 1Mở một việc, cuộn xuống mục Bình luận.
2. 2Gõ nội dung, đính kèm ảnh hoặc tài liệu nếu cần.
3. 3Bấm Trả lời để nối vào đúng một bình luận, thành luồng con.
4. 4Thả biểu tượng cảm xúc khi chỉ cần xác nhận đã đọc, khỏi thêm một dòng “ok em”.

Lưu ý. Đây là chỗ khác biệt so với bàn việc trong nhóm chat: sáu tháng sau mở lại vẫn thấy đủ ảnh hiện trường, bản sửa và biên bản đã ký, không phải cuộn ngược hàng nghìn tin để tìm xem ai đã đồng ý điều gì.

Ai đang làm, ở đâu, từ mấy giờ

Một màn cho biết cả tổ chức hôm nay ra sao: bao nhiêu người đang làm, ai đi muộn, ai đã xong ca, ai chưa chấm công.

1. 1Bốn ô đếm ở đầu màn: tổng · đang làm · đi muộn · hoàn thành. Bấm vào ô là lọc theo ô đó.
2. 2Bấm để tìm theo tên, mã nhân viên hoặc số điện thoại.
3. 3Cùng chỗ đó, lọc theo địa điểm, phòng ban hoặc trạng thái.
4. 4Mỗi dòng có nút gọi thoại, gọi video và nhắn tin — không phải đi tìm số.

Lưu ý. Dòng chú thích dưới tiêu đề đổi luân phiên giữa tổng số và từng địa điểm, nên liếc một cái là biết chi nhánh nào đang thiếu người.

Sổ đăng ký: bản nào đang có hiệu lực

Quy trình, biểu mẫu, quyết định, nội quy — mỗi thứ một dòng, có số hiệu và số phiên bản. Câu hỏi “bản mới nhất là bản nào” có một chỗ trả lời duy nhất.

1. 1Vào Công cụ › Tài nguyên tổ chức, bấm + để ghi một tài liệu: tên, số hiệu, phiên bản, phòng ban phụ trách.
2. 2Gắn thẻ để tra nhanh — Quy trình, Biểu mẫu, Quyết định, An toàn.
3. 3Đang chat mà gặp tài liệu đáng lưu: nhấn giữ tin nhắn rồi chọn Thêm vào Tài nguyên tổ chức. Không phải tải về rồi tải lên lại.
4. 4Ra bản mới thì khai thay thế cho bản cũ. Sổ chỉ hiện bản đang dùng; bản cũ vẫn mở được từ bản mới.

Lưu ý. Sổ lưu thông tin tra cứu và đường dẫn, không tạo bản sao của tệp. Nghĩa là không có chuyện năm bản sao của cùng một quy trình trôi nổi ở năm chỗ, mỗi bản sửa một kiểu.

Hai loại tin, một chỗ xem

Thông báo cá nhân (được giao việc, đơn được duyệt, phiếu lương mới) và thông báo chung của tổ chức (nội quy, quy trình) gộp chung vào chuông ở đầu màn Tổng quan.

1. 1Bấm chuông cạnh ảnh đại diện — tấm thông báo mở ra ngay trên màn, không rời trang.
2. 2Chấm đỏ đếm cả hai loại, nên con số trên chuông khớp với danh sách bên trong.
3. 3Tin chung loại bắt buộc cần bấm xác nhận đã đọc; hệ thống ghi lại ai đã xác nhận.
4. 4Quản lý phát tin chung theo toàn tổ chức, theo phòng ban hoặc theo vai trò.

Lưu ý. Người phát thấy được bao nhiêu người đã đọc và đã xác nhận. Với nội quy hay quy trình an toàn, đó là bằng chứng cần khi có chuyện — không phải hỏi lại từng người.

Những gì chỉ quản trị viên thấy

Phần thiết lập nằm trong Cài đặt, chỉ hiện với người có quyền.

Lưu ý. Dữ liệu của từng tổ chức tách nhau ở tầng cơ sở dữ liệu, không phải chỉ lọc ở giao diện. Nhân viên không đọc được lương của nhau, và không tổ chức nào thấy dữ liệu của tổ chức khác.

Hồ sơ, giao diện và quyền riêng tư

Phần thuộc về từng người, nằm trong Cài đặt.

Lưu ý. Ứng dụng không nhận diện khuôn mặt bằng thuật toán: không trích xuất đặc trưng sinh trắc, không tạo mẫu khuôn mặt, không so khớp ảnh bằng máy. Face ID và Touch ID do hệ điều hành xử lý và không rời khỏi thiết bị. Ảnh lưu lại là bằng chứng cho người xem khi có tranh chấp giờ công, và tự xoá sau 12 tháng.