Bogo Work
Anh chị thử nhớ lại lần gần nhất cần gấp số hợp đồng lao động của một nhân viên, hoặc ngày hết hạn bằng lái xe của tài xế giao hàng. Có phải phải lục lại tủ hồ sơ giấy, mở vài file Excel cũ, rồi lướt lại tin nhắn Zalo xem ai gửi ảnh CMND lần cuối? Đó là tình huống rất quen thuộc với người làm nhân sự ở doanh nghiệp nhỏ, khi thông tin nhân viên không nằm ở một chỗ.
Những lúc cần tra hồ sơ gấp mà không có sẵn
Cơ quan bảo hiểm gọi hỏi ngày ký hợp đồng để đối chiếu. Nhân viên xin xác nhận công tác gấp để làm thủ tục vay ngân hàng. Sếp hỏi đột xuất phòng ban nào đang thiếu người có chứng chỉ an toàn lao động còn hạn. Những câu hỏi này thường đến bất ngờ, không hẹn trước, và người phụ trách nhân sự phải trả lời trong vài phút chứ không phải cuối ngày.
Nếu hồ sơ nằm rải rác — một phần trong file Excel trên máy tính cá nhân, một phần trong ngăn tủ ở văn phòng, một phần là ảnh chụp gửi qua tin nhắn — thì việc ghép lại thông tin đúng và đủ mất rất nhiều thời gian. Chưa kể có khi người giữ file đang nghỉ phép, hoặc máy tính đó đang được sửa.
Vì sao lưu rải rác dễ dẫn đến sai sót hoặc mất thông tin
Khi thông tin ở nhiều nguồn, mỗi lần cập nhật (đổi số điện thoại, gia hạn hợp đồng, bổ sung chứng chỉ mới) đòi hỏi phải sửa ở tất cả các nơi. Trong thực tế, ít ai làm đủ và đúng như vậy — kết quả là bản Excel ghi một ngày hết hạn hợp đồng, còn bản giấy lưu trong tủ lại ghi ngày khác.
Giấy tờ bản cứng còn có rủi ro thất lạc khi chuyển văn phòng, khi có người nghỉ việc bàn giao vội, hoặc đơn giản là bị lẫn giữa hàng chục hồ sơ khác. Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, tình trạng này càng rõ: hồ sơ nhân viên chi nhánh A do người ở đó tự quản, không đồng bộ với hệ thống chung, nên khi cần tổng hợp toàn công ty, quản lý phải chờ từng nơi gửi lại.
Cách một hồ sơ nhân viên tập trung giúp tra cứu nhanh hơn
Cách làm phổ biến của những đơn vị vận hành gọn là gom toàn bộ thông tin nhân viên — thông tin cá nhân, phòng ban, chức danh, hợp đồng lao động, bằng cấp/chứng chỉ — về một nơi duy nhất, có thể tra theo tên hoặc theo phòng ban chỉ trong vài giây. Khi có nhân viên mới, hồ sơ được tạo ngay từ đầu và cập nhật dần, thay vì để dồn đến lúc cần mới đi tìm.
Một điểm quan trọng không kém: hồ sơ tập trung cần đi kèm nhắc hạn tự động cho hợp đồng, bằng cấp, chứng chỉ sắp hết hạn, để người quản lý không phải nhớ thủ công hàng chục ngày khác nhau của từng nhân viên. Đây là việc mà Hồ sơ nhân sự, hợp đồng, chứng chỉ trên Bogo Work được thiết kế để hỗ trợ — lưu hồ sơ, hợp đồng, chứng chỉ và nhắc trước khi sắp hết hạn.
Ai nên có quyền xem/sửa hồ sơ trong doanh nghiệp nhỏ
Không phải ai trong công ty cũng cần thấy toàn bộ hồ sơ của người khác. Nguyên tắc hợp lý là: bản thân nhân viên xem được hồ sơ của mình; người quản lý trực tiếp hoặc bộ phận nhân sự được cấp quyền mới xem được hợp đồng, chứng chỉ, giấy tờ riêng tư của người khác trong cùng tổ chức. Việc phân quyền rõ ràng giúp tránh rò rỉ thông tin cá nhân và cũng giúp xác định trách nhiệm khi có sai sót cập nhật.
Trên Bogo Work, tính năng Phân quyền xem hồ sơ nhân sự thực hiện đúng nguyên tắc này: tệp hợp đồng, chứng chỉ được lưu ở kho riêng tư, mỗi lần xem phải xin liên kết có hạn giờ, chỉ người liên quan hoặc người được cấp quyền mới đọc được.
Nếu anh chị đang loay hoay với hồ sơ nhân viên nằm rải rác ở nhiều nơi và muốn hình dung cách tổ chức lại tập trung, có thể xem demo tính năng hồ sơ nhân sự của Bogo Work để đối chiếu với cách công ty mình đang làm. Anh chị cũng có thể tham khảo thêm cách vận hành nhân sự thực tế tại trang giới thiệu Bogo Work trước khi quyết định.