Bogo Work
Thời điểm dễ bị bỏ qua nhất
Khi một cửa hàng chuẩn bị mở chi nhánh thứ hai, phần lớn sự chú ý dồn vào mặt bằng, hàng hoá, nhân sự mới. Rất ít người chủ ngồi xuống và hỏi: trong đội quản lý hiện tại, ai sẽ là người được thấy dữ liệu của cả hai chi nhánh, và ai chỉ nên thấy phần việc của mình.
Tôi hiểu vì sao điều này bị bỏ qua. Lúc chỉ có một chi nhánh, mọi dữ liệu nằm chung một chỗ, ai cần gì thì xem nấy, không ai để ý đến ranh giới. Nhưng ngay khi chi nhánh thứ hai xuất hiện, ranh giới đó bắt đầu có ý nghĩa thật. Vấn đề là nó thường chỉ được nhận ra sau khi đã xảy ra một tình huống khó xử.
Nhiều người nghĩ phân quyền là chuyện của doanh nghiệp đã lớn, có năm bảy chi nhánh trở lên. Thực tế, mẫu rủi ro đầu tiên lại xuất hiện ngay ở chi nhánh thứ hai, vì đây là lần đầu tiên có từ hai bộ dữ liệu nhân sự, hai bảng lương, hai nhóm ca làm việc tồn tại song song. Nếu không đặt quy tắc từ lúc này, thói quen xem lẫn lộn sẽ hình thành và rất khó sửa khi số chi nhánh tăng lên.
Ai cần thấy toàn bộ, ai chỉ cần thấy phần của mình
Câu hỏi đầu tiên không phải là "ai muốn xem" mà là "ai cần xem để làm đúng việc của họ". Người chủ hoặc người quản lý vận hành chung thường cần nhìn cả hai chi nhánh, vì họ ra quyết định tổng thể: phân bổ nhân sự, so sánh năng suất, cân đối ca làm. Nhưng quản lý chi nhánh A, về nguyên tắc, không cần biết ai đi muộn hay lương bao nhiêu ở chi nhánh B. Việc đó không giúp họ làm tốt hơn, chỉ tạo thêm rủi ro.
Tôi thấy nhiều chủ cửa hàng mặc định cho cả hai quản lý chi nhánh xem toàn bộ dữ liệu "cho tiện", vì ngại việc phân quyền phức tạp lúc đầu. Cái giá của sự tiện lợi này thường không xuất hiện ngay, mà xuất hiện khi có mâu thuẫn nội bộ, khi một quản lý vô tình biết lương của nhân viên chi nhánh khác và thông tin đó lan ra ngoài ý muốn.
Một cách suy nghĩ đơn giản cho giai đoạn đầu: tách hai lớp quyền. Lớp thứ nhất là quyền thấy số liệu tổng hợp để điều hành, dành cho rất ít người. Lớp thứ hai là quyền thấy chi tiết hồ sơ, lương, chấm công, chỉ giới hạn trong phạm vi chi nhánh mình phụ trách. Hai lớp này không nên gộp làm một chỉ vì "ai cũng là người của mình".
Rủi ro thật khi dữ liệu lương bị nhìn thấy nhầm
Lương là loại dữ liệu nhạy cảm nhất trong một doanh nghiệp nhỏ, vì nó liên quan trực tiếp đến cảm giác công bằng của nhân viên. Khi quản lý chi nhánh A vô tình thấy bảng lương chi nhánh B, rủi ro không chỉ nằm ở việc rò rỉ thông tin, mà ở chỗ người đó có thể vô tình mang sự so sánh đó vào cách đối xử với nhân viên của mình, hoặc nhân viên chi nhánh B cảm thấy bị theo dõi bởi người không liên quan.
Điều đáng nói là trong hầu hết các trường hợp, việc này không xảy ra vì ai đó cố tình, mà vì hệ thống quản lý ban đầu không có ranh giới rõ ràng, mọi tài khoản admin đều được cấp quyền như nhau. Đây chính là lúc nguyên tắc "ai làm gì, khi nào, cho ai và kết quả ở đâu" cần được áp dụng ngay, chứ không đợi đến khi có chi nhánh thứ năm mới dọn lại.
Một quy tắc đơn giản cho giai đoạn mới mở rộng
Quy tắc tôi muốn gợi ý không phức tạp: trước khi mở chi nhánh thứ hai, hãy liệt kê rõ ai sẽ là người xem dữ liệu tổng (thường là chủ và một người quản lý vận hành chung), và ai chỉ xem dữ liệu chi nhánh mình. Viết ra giấy, không cần hệ thống gì cả, chỉ cần thống nhất trước khi mọi người bắt đầu làm việc theo thói quen cũ.
Đây cũng là một trong những lý do tôi muốn Bogo Work xử lý việc này theo cách để hồ sơ nhân sự, hợp đồng, chứng chỉ của một chi nhánh chỉ người đó và người được cấp quyền mới đọc được, tệp lưu ở kho riêng tư và mỗi lần xem phải xin liên kết có hạn giờ, thay vì mặc định ai có tài khoản quản lý cũng thấy tất cả. Với mô hình nhiều địa điểm, một tài khoản vẫn có thể thuộc nhiều chi nhánh nhưng quyền xem được phân theo từng cấp.
Nếu anh chị đang chuẩn bị mở chi nhánh thứ hai, có thể bắt đầu bằng việc ngồi lại trong một buổi, vẽ ra sơ đồ ai cần thấy gì, trước khi nghĩ đến việc dùng công cụ nào. Khi đã rõ nguyên tắc, anh chị có thể xem demo Bogo Work để hình dung cách phân quyền này được thiết lập trong thực tế, hoặc tham khảo thêm tại trang giới thiệu Bogo Work.