Bogo Work
Một ngày bình thường, nhiều nguồn thông báo
Có một hiện tượng quen thuộc ở nhiều doanh nghiệp nhỏ: một nhân viên trong một ngày làm việc bình thường có thể nhận thông báo từ nhóm chat công ty, tin nhắn riêng của quản lý, email nội bộ, thông báo của phần mềm quản lý, và đôi khi là cả tin nhắn cá nhân của đồng nghiệp nhờ hỗ trợ. Mỗi nguồn đều hợp lý khi đứng riêng lẻ. Nhưng khi cộng dồn trong một ngày, chúng tạo thành một dòng chảy liên tục mà không ai phân loại trước cái nào cần đọc ngay, cái nào có thể đọc sau.
Hậu quả là những gì thật sự cần xử lý gấp — một đơn hàng cần duyệt trước 5 giờ chiều, một khách hàng đang chờ phản hồi, một ca làm cần người thay gấp — lại nằm lẫn giữa những tin nhắn không khẩn cấp. Đến cuối ngày, nhân viên mở lại điện thoại mới thấy dòng thông báo dồn lại, và việc quan trọng đã trôi qua thời điểm cần xử lý.
Vì sao chuyện này không phải lỗi của một cá nhân
Nhiều nơi có xu hướng quy trách nhiệm cho nhân viên: "sao không đọc tin nhắn", "sao không để ý thông báo". Nhưng nếu nhìn kỹ, đây thường không phải vấn đề thái độ mà là vấn đề thiết kế. Khi mọi loại thông tin — từ việc gấp đến việc chỉ để biết — đều được gửi qua cùng một kênh với cùng một mức độ hiển thị, não người không có cách nào phân biệt được cái nào cần ưu tiên trừ khi tự mình dừng lại đọc từng cái một.
Đây là lý do vì sao thông báo quan trọng dễ bị chìm: không phải vì nhân viên lười, mà vì hệ thống thông báo không có phân tầng. Ảnh hưởng của việc bỏ lỡ này không nhỏ. Một việc gấp bị trễ có thể kéo theo khách hàng phàn nàn, một ca làm thiếu người có thể ảnh hưởng cả nhóm, một đơn hàng chậm duyệt có thể lỡ deadline giao hàng. Cái giá không nằm ở một tin nhắn bị bỏ sót, mà ở chuỗi việc bị trễ theo sau đó.
Cách phân loại thông báo theo mức độ ưu tiên
Một cách đơn giản nhiều nơi áp dụng là chia thông báo thành ba tầng: việc cần xử lý trong ngày, việc cần biết nhưng không gấp, và việc chỉ mang tính lưu trữ tham khảo. Tầng đầu tiên nên có một kênh riêng, ít nhiễu, chỉ dùng cho việc thật sự khẩn. Hai tầng còn lại có thể gộp chung mà không lo ảnh hưởng tới việc gấp.
Một nguyên tắc khác cũng đáng để ý: nếu một việc quan trọng chỉ được thông báo bằng một tin nhắn trôi giữa hàng chục tin khác, đó chưa phải là một cách thông báo đáng tin cậy. Việc quan trọng cần một nơi cố định để tra lại, không phụ thuộc vào việc ai đó có nhớ kéo lên xem lại nhóm chat hay không.
Vai trò của quản lý trong việc giảm nhiễu
Phần lớn tình trạng quá tải thông báo không tự nhiên mà có — nó hình thành từ thói quen giao tiếp của cả đội, và quản lý là người có vị trí để định hình lại thói quen đó. Một quản lý có thể quy định rõ: việc gấp gửi ở đâu, việc thường gửi ở đâu, và tin ở kênh nào thì mặc định là cần phản hồi trong bao lâu. Chỉ riêng việc thống nhất quy tắc này đã giảm đi phần lớn tình trạng nhân viên phải tự đoán xem tin nào quan trọng.
Quản lý cũng cần chấp nhận rằng nếu muốn nhân viên không bỏ lỡ việc gấp, bản thân mình không thể gửi việc gấp lẫn trong những câu chuyện phiếm hay thông tin chung. Sự rõ ràng ở người đứng đầu đội nhóm luôn là điểm khởi đầu, trước khi tính đến bất kỳ công cụ hỗ trợ nào.
Nhìn rộng hơn, việc này cũng liên quan tới cách mỗi công việc được gắn với người phụ trách và hạn cụ thể ngay từ đầu, thay vì chỉ nhắc miệng hoặc nhắn tin rải rác. Khi một việc có người phụ trách rõ ràng và mốc thời gian rõ ràng, nó ít có khả năng bị trôi giữa những tin nhắn khác, vì bản thân việc đó đã có một chỗ đứng riêng để tra cứu lại bất cứ lúc nào.
Đây cũng là một phần lý do Bogo Work có tính năng nhắc việc sắp đến hạn và quá hạn, để những việc đã được giao rõ người phụ trách không bị chìm lẫn trong hàng loạt tin nhắn khác. Nếu anh chị muốn thử xem việc sắp xếp thông báo theo cách này có phù hợp với đội mình không, có thể đăng ký dùng thử Bogo Work để trải nghiệm trực tiếp, hoặc xem thêm cách vận hành tại trang giới thiệu Bogo Work.